Szegény ezredfordulósokat sok mindenért okolják, például a gyémántkereslet, a golf, sőt a szappangyártás hanyatlásáért is. De ha valamire biztosan jó hatással vannak, az a munkahelyi kultúra, azon belül is a feedback-kultúra. Egy olyan generációról beszélünk, akik az internettel és többnyire az interneten nőttek fel, az azonnali visszacsatolások mekkájában. Így ugyanezt várják el offline is. És ezzel nincsenek egyedül: egy felmérés szerint rendszeres visszajelzés hiányában a dolgozók 98%-ának csökken a munkakedve.
Egy flottul működő feedback-kultúra valódi motivációs csodafegyver, de ennél sokkal többre is képes. Kellő odafigyeléssel és gyakorlással nemcsak egy ember vagy egy csapat, hanem az egész szervezet tanulását és fejlődését is segítheti. Arról nem is beszélve, hogy semmibe nem kerül. De hogyan álljunk neki kiépíteni? És mi kell ahhoz, hogy fent is tudjuk tartani? Tippek Nádas Dávidtól, a Codecool vezető soft skill mentorától, nem csak diákoknak.
1. Kapj rajta valakit, amint éppen jól csinál valamit, és mondd el neki!
Mind hallottuk már Ken Blanchard sokat idézett mondását, és ha biztos alapokra akarunk építkezni, jobb, ha be is tartjuk. Főleg, mert a jó feedback-kultúra mindenekelőtt pozitív. Vagyis sokkal több pozitív visszajelzést kell adnunk, mint negatívat. Hogy mennyivel többet? A menedzsmentguru például négyszer annyira esküszik, míg a Harvard kutatói szerint kb. 6:1 a tökéletes arány (ami egyébként aboldog házasság titka is). Ehhez első lépésben egy evolúciós akadályt kell legyőznünk: azt, hogy sokkal könnyebben vesszük észre, ha valami zavar minket. Ez biztos zsákutca: egyrészt sosem fogunk tudni minden hézagot betoldozni magunk körül, másrészt valódi változást csak a pozitív viselkedésformák megerősítésével tudunk elérni. Fókuszáljunk a jó példákra: ne azt tegyük szóvá, ha valaki öt perccel később ér be egyik reggel, inkább azt, ha valaki mindig időben.
2. Csak okosan?
Inkább aranyszabály, mint tipp: visszajelzést soha nem személyiségre, hanem viselkedésre adunk. Az agyunk ebben is ellenünk dolgozik: egyszerűen imád felcímkézni, vagyis leegyszerűsíteni dolgokat. Ez persze nagyon hasznos, mikor azt a több mint34 gigányi információt próbálja feldolgozni, ami naponta ránk zúdul. De nem akkor, ha egyéni vagy szervezeti szintű változást szeretnénk elindítani. Ha valaki például azt hallja, hogy lusta, úgy fogja érezni, hogy vele, mint emberrel van baj. És az egyetlen dolog, amit egy ilyen feedback elindít, az az önvédelmi mechanizmus. „Egy jó feedback-kultúra azon a szemléleten alapul, hogy én nem valamilyen vagyok, hanem van egy csomó viselkedésem, amik mind pici részei az énemnek. És amikor valaki visszajelzést ad, azt nem az énemre adja, hanem olyan apró dolgokra, amiken tudok változtatni” – magyarázza a Codecool szakértője.
3. Vesszünk el a részletekben!
A jó feedback-folyamat azonban nemcsak a mennyiségről, hanem a minőségről is szól. Ügyeljünk rá, hogy ha visszajelzést adunk, az mindig konkrét és részletes legyen. Az, hogy „Tök jó voltál ezen a meetingen!” bók, nem feedback. Vagyis jól esik hallani, de épülni, építkezni nemigen lehet belőle. Aki tök jó volt, profin vezette a megbeszélést? Lehengerlően érvelt? Vagy olyan buborékdiagramot rakott össze, hogy azt keretbe kéne foglalni? Ha nem mondjuk el, nem lesz egyértelmű, mi az a viselkedésminta, amit neki ismételnie, a többieknek pedig másolniuk kellene. Mindig készítsünk „mentális videófelvételt”, azaz rögzítsük fejben minél pontosabban azt a viselkedésformát, amiről feedbacket szeretnénk adni valakinek, és „nézzük vissza”, mielőtt leülnénk beszélni róla. Ha tetszik, amit látunk, ha nem, ne hagyjunk ki egyetlen részletet sem!
4. Senki kedvence: a negatív feedback
Avagy minden vezető első számú rémálma: sokaknak könnyebbkirúgni valakit, mint megmondani egy beosztottnak, hogy rosszul végzi a munkáját. Dávidnak erre is van egy trükkje: „Ne a másikról adjunk feedbacket, hanem magunkról. Például, »A héten harmadszor késtél el, és ez azért frusztrál, mert nem tudom elég hatékonyan végezni a munkámat«. Így nem minősítem a másikat, hanem felnőttként kezelem és perspektívát adok neki arról, hogy bennem mi zajlik le, amikor egy bizonyos viselkedést produkál.” A trükk tehát nem más, mint az empátiakeltés. De nem mindegy, mikor vetjük be. Fontos, hogy ne rögtön adjunk negatív visszajelzést egy viselkedésre, hanem akkor, ha az ismétlődik. „Én mintázatokat szoktam keresni. Elsőre nem szoktam szólni, sokszor másodjára sem, de ha harmadszor is előfordul, arra már érdemes feedbacket adni.”
5. Feedbackre nincs feedback!
Visszajelzést persze kapni is tudni kell. Vagyis sokkal inkább tanulni. „A feedback olyan, mint a karácsonyi ajándék. Mindig azt kell feltételeznünk, hogy azt szeretettel, jó szándékkal adják. Előfordul persze, hogy megkapjuk a csúnya pulóvert. De azt is megköszönjük és elrakjuk, legfeljebb nem vesszük fel” – magyarázza Dávid. Más szóval: a visszacsatolás nem mindig jó és nem is mindig hasznos. A lényeg, hogy legyen, és bármilyen is, soha ne minősítsük. Miért? Mert azzal akarva-akaratlanul arra „neveljük” a környezetünket, hogy milyen visszajelzést adjon, ez pedig idővel a feedback-csatornák szűküléséhez vezet. „A feedback-kultúra valójában nem az egyes visszajelzésekről, hanem a személyek közötti csatornák kiépítéséről és fenntartásáról szól. Ez egy olyan dolog, amit gyakorolni kell, mint a pozitív szemléletmódot. De csak így működik” – foglalja össze a szakértő.