A Codecool a szerződéskötési folyamatai során támogatja az elektronikus úton történő aláírást. Amennyiben a szerződéskötési folyamatot a Codecool indítja el, az elektronikus aláíráshoz a DocuSign elektronikus aláírás-szolgáltató (”DocuSign”) webes felületét használja.
1. Az elektronikus úton történő szerződéskötés technikai lépései a DocuSign felületén keresztül:
A Codecool az elektronikus úton történő szerződéskötés vagy dokumentum aláírásának kezdeményezéséről a DocuSignon keresztül emailben küld értesítést azon fél irányába, akivel szerződéses kapcsolatot kíván létesíteni (a továbbiakban „Partner”). A Codecool az emailt a Partner által részére megadott email címre küldi. Az aláírási folyamat akkor kezdődik, amikor a Partner e-mail értesítést kap a Docusigntól, amelyben tájékoztatják, hogy alá kell írnia egy dokumentumot. A dokumentum egy Docusign borítékban található. A Docusign a feladó Codecool nevében küldi az e-mail értesítést. Az értesítés tartalmazza a feladó üzenetét és egy linket a dokumentumok megnyitásához. Alternatív megoldásként a dokumentumokhoz úgy is hozzáférhet, hogy felkeresi a Docusign webhelyét, és megadja az e-mailben található dokumentum biztonsági kódját.
Az aláírás megkezdéséhez a „Continue” – (folytatás) linkre kell kattintani. Ezt követően lesz lehetősége elolvasni az oldal használati feltételeit az „Electronic Record and Signature Disclosure” hivatkozásra kattintva.
Az elektronikus aláírás megkezdésének feltétele a használati feltételek elfogadása.
Ezt követően a rendszer végignavigálja az aláírási folyamaton. A dokumentumot végig kell olvasnia és amennyiben bármilyen módosítást vagy javítást szeretne eszközölni, arról értesítenie kell a Codecool-t oly módon, hogy egyszerűen az aláíráshoz kapott e-mail-értesítésre válaszolva kapcsolatba léphet a dokumentum feladójával. Ha a dokumentumot elolvasást és értelmezést követően alá kívánja írni, akkor azt a dokumentum végén található aláírás gombra kattintva teheti meg. Az aláírást követően egy értesítést fog kapni arról, hogy a megállapodás aláírása sikeresen megtörtént.
Miután minden aláíró befejezte a Docusign dokumentum aláírását, az aláírók emailben visszaigazoló értesítést kapnak erről. A dokumentumot az aláíró úgy érheti el, hogy megnyitja a visszaigazolásról kapott értesítő e-mailt, miután az összes aláíró végzett az aláírással. Az elektronikus úton tett szerződési jognyilatkozat akkor válik hatályossá, amikor az a Partner számára ezen email útján hozzáférhetővé válik.
További részletes információk az eljárással kapcsolatban az alábbi linken érhetők el:
2. A DocuSign felületén keresztül az 1. pont szerint aláírásra kerülő dokumentum írásba foglalt szerződésnek minősül. A Codecool a DocuSign felületen keresztül kötött szerződést maga is rögzíti és a felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvény („Fktv.”) rendelkezései szerinti ideig megőrzi, a megőrzési időn belül a szerződő fél, valamint a felnőttképzési tevékenység ellenőrzését végző szerv kérésére azt hozzáférhető teszi.
A szerződő félnek lehetősége van a DocuSign webes felületén keresztül regisztrálni és saját DocuSign fiókot létrehozni, ahol belépést követően valamennyi általa aláírt dokumentum megtekinthető a „Dokumentumok” fül alatt, továbbá az aláírt dokumentum pdf formátumban lementhető a saját eszközére.
3. Az adatok elektronikus rögzítése során felmerülő hibák azonosítását és kijavítását a szerződési jognyilatkozat megtételét megelőzően a Codecool az alábbiak szerint biztosítja:
A DocuSign felületén az aláírásra küldött dokumentumot a Partnernek végig kell olvasnia és amennyiben bármilyen módosítást vagy javítást szeretne eszközölni, arról értesítenie kell a Codecool-t oly módon, hogy egyszerűen az aláíráshoz kapott e-mail-értesítésre válaszolva kapcsolatba lép a dokumentum feladójával. Amennyiben a Codecool a módosítási javaslattal egyetért, azt átvezeti a dokumentum szövegén és ismét kiküldi aláírásra a Partner részére.
4. A Codecool magyar vagy angol nyelven köt szerződést a Partnerekkel.
5. A Codecool a szerződéskötéses folyamat során a Partner által megadott emailcímet használja értesítési címként. Az email cím esetleges módosításáról a Partner haladéktalanul köteles a Codecoolt értesíteni. A Partner által megadott email cím érvénytelenségéből vagy módosításából eredő kockázatok a Partnert terhelik. A Partner adatainak kezelése a Codecool mindenkori Adatkezelési Tájékoztatója szerint történik.
6. A Codecool a jelen elektronikus aláírásról szóló mindenkori általános szerződési feltételeit a honlapján teszi elérhetővé.
